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校长如何更有效地跟员工沟通?这些技巧和方案很实用

核心摘要:自从有了人类,沟通问题就是老大难问题。最近跟一些校长聊天,听得最多的是“不知道跟员工怎么沟通”。经过调研,Ruby总结了3个最常出现的问题,并辅以技巧方案,帮你解决沟通难题。❑“不要让我再说第二遍” 

自从有了人类,沟通问题就是老大难问题。

最近跟一些校长聊天,听得最多的是“不知道跟员工怎么沟通”。

经过调研,Ruby总结了3个最常出现的问题,并辅以技巧方案,帮你解决沟通难题。

❑“不要让我再说第二遍” VS “一项工作交代五遍”

回忆一下,我们在跟员工或者老师交代任务沟通时,是怎样的一种状态?

A:霸道总裁式:今天你必须把某某家长搞定…不要让我再说第二遍。

B:一味信任式:今天的公开课你看着办,我信任你…

C:推卸责任式:怎么什么事都得我来定?我雇你是干嘛的?

D:出错埋怨式:结果怎么会这样?是我让你这样做的吗?

你的沟通方式属于或接近哪一种?

以上场景虽非全貌,但无不暴露出沟通弊病。

比如,“不要让我再说第二遍”,很显然你们之间只沟通过一次;

“你看着办,我信任你”,说这话的领导很明显“大撒把”,没有真正关心这件事情的进度;

那对于“怎么什么事情都得我来定”这类的上司,员工会选择怎样?

当然是默默做事,尽量不跟上司有交流;

最后,由于缺乏沟通,工作结果差强人意,领导的存在感此时瞬间爆棚,还夹杂着深深的埋怨,“这是怎么回事?为什么会这样?是我让你这样做的吗?

可是再怎么埋怨,结果仍然无法改变。

世上虽无后悔药,但我们可以反思,并且亡羊补牢。

日本企业的一些做法或许能够让我们沟通更得法。

他们在给下属布置任务的时候,至少说5遍,每一遍的目的又不尽相同

• 交代清楚事项

• 要求员工复述

• 和员工探讨此事项的目的

• 做应急预案

• 要求员工提出个人见解

这不是啰嗦,而是在充分沟通的基础上,最大程度提升效率。我们不妨来试试。

以李校长安排期末家长会为例:

➢ 李校长:我们将于本周六举办家长会,大家按照之前我们制定的计划准备好自己应该负责的那一块。比如,李主管把会场布置好,王老师负责好签到和纪律……(交代清楚事项)

➢ 员工们:好。

➢ 李校长:那好。大家确定一下,自己所负责的那一块儿事情。谁先来复述一下……好,王老师,你先来。

➢ 王老师:我在周六的期末家长会上负责家长和学生的签到。(要求员工复述工作内容)

➢ 李校长:那你觉得我们为什么要签到呢?(和员工探讨此事项的目的)

➢ 王老师:签到的话,首先是监测一下哪些家长来了,哪些家长没来,有助于跟踪家长动态,方便之后的进一步沟通;其次是为评选表现优异的学生和家长做准备;再次,也是我们统计邀约率、续班率的数据参考……

➢ 李校长:非常好。但是,如果出现了紧急情况,比如,一些不配合的家长不愿签到,或者进到教室大声喧哗等,我们该怎么办?(做应急预案)

➢ 王老师:也是!这些情况很常见,刚才没有想到这些…Emmm常见的情况大致如下:不愿意配合的家长,我们除了劝慰之外,还会准备小礼物;对于不遵守纪律的家长,我们单独与其沟通……

➢ 李校长:关于这件事情,你有没有其他想法和建议啊?(要求员工提出个人见解)

➢ 王老师:目前主要是这些,但是对于刚才的这些预案我感觉不应该是死板的,而是要结合当时的具体情况,灵活着与家长沟通。

虽然这个沟通过程比较复杂,但是不知道你发现没,经过李校长的引导,这位负责签到的王老师对自己在家长会上要做的事情已经熟稔于心,包括突发事件的预案,并且还有了自己的一套见解。

各位,体会一下,“不要让我再说第二遍” 与“一项工作交代五遍”相比,哪一种效果更好?

❑ 负面反馈 “对事不对人”很重要

西安尚校长最近因为教师迟到影响家长满意度的事情很头疼。

这位老师在学校已经工作将近5年,教学能力很不错,但是,经常迟到。

尚校长心里着急,但是碍于面子,不好意思当面直说。没想到,这件事情引起了很多家长的投诉和退费,严重影响了校区的声誉。

现在尚校长追悔莫及,要是当初能够及时反馈给那位老师就好了。

可是,挽回已经来不及。

但有了反馈意识还不够,怎么反馈才是关键。

事实上,反馈可以分为正面反馈和负面反馈

员工做对了事情,我们对其进行赞扬,这是正面反馈;员工出现失误,我们给予批评和指正,这是负面反馈。

无论是正面反馈还是负面反馈,都存在着层级的区分,大体分为三级:零级反馈、一级反馈和二级反馈。

从字面上来看,零级反馈即没有反馈,老板看到员工的表现,把评价和想法放在心里,没有及时告知员工,极易造成沟通的断崖;比如,新来的老师在初期不清楚自己工作能力到底怎样,如果你作为校长不能及时给出反馈的话,很容易让这位老师迷茫,甚至挫败她的积极性。

相比较,一级反馈不会像零级反馈那样容易挫败员工积极性,常见的反馈样式是“小乔啊,干得不错!”“这个想法不错!”这也是我们常见的反馈,未免有些敷衍、不够具象

因此,二级反馈是我们最该学习并掌握的。它是在一级反馈的基础上,不仅赞扬员工做的好,还要给出理由,比如,“小乔啊,这次续班率提高了10%,真棒!”

以上是正面反馈,但在工作中,还通常会不可避免地出现负面反馈。

是不是常常把指导建议给搞成了批评教育,引起误会?比如,“你这样打陌拜电话很显然不行,你得跟李老师学学”。

负面反馈做到“对事不对人”很困难,我们可以借助沟通小工具----BIC

所谓BIC,其中B代表Behavior(行为)、I代表Impact(影响),C代表Consequence (后果)

下面具体演示一下:

B:谈及对方行为的时候,要说事实而非观点。比如,你由于某员工经常迟到,打算找他谈话。

开场时,需要避免“你又迟到了吧”这种掺杂主观色彩的话,而应该说“九点上班,你最近三天一直是9点20到的吧?”。

这样就避免了站在将对方预设为不负责任员工的立场上与其沟通,对方也更容易听进去。

I:谈完事实,就该谈影响了。这里提到的影响需要是短期的、局部的,比如,员工迟到,没能按时备课,导致课程延误,整个课程进度受到了影响。

C:而后果就是指长期后果了,要比第二部分的影响更为深远。

但是这里的后果不能只谈对学校的影响,还要与员工本人的长期发展挂钩,让对方清楚这些失误跟自己息息相关,只有这样才能引起对方的足够重视。

比如,员工迟到、对课程进度产生了影响,还引起了家长满意度的下滑。

在沟通时,可以这样展开对话:

“小王,你昨天迟到20分钟,影响了课程进度,很多家长都不满意了。但是,我想说的不是这给咱们校区造成了多大的影响,而是你自己今后的发展。

如果你不能改掉迟到的习惯,校区其他老师和家长们都会对你有成见的,这对自身品牌的塑造不利啊…”

如果我们平时的负面反馈都能这样进行,那岂不是更加轻松有效?

❑ 如何开导有负面情绪的员工?

如果你的员工最近工作消极、心事重重,你会怎么应对?

王校长对此感触颇深,去年夏天之前他对待此类事件向来不去多问,直到损失了一名得力的前台。

那位前台当时家里有老人生病住院。她需要一边照顾老人、一边忙工作,生活和工作的压力让她负能量爆棚。

但是,校区的无人问津以及关爱的缺失,让她很失望,最终选择了离职。

其实,因为校长不会开导有负面情绪的员工案例不止这一件。

据我了解,80%的校长遇到员工情绪失控或者激动时,不知道该如何劝慰

说多了怕错,简单说一句“别伤心了”、“别哭了”,结果却适得其反。

这种沟通情况成了最“艰难”的情况,如何应对?

用认同化解对方的失控情绪。

实验表明,当你面对情绪失控的人时,最好的办法就是千方百计让他说“是”

只要他说了“是”,情绪会马上缓和,因为他从这个回答了中找到了认同。

比如,最近小红工作状态很差,动不动就哭鼻子,你打算跟她聊聊。

你可以这样询问小红“最近工作压力大,让你很心烦,对吗?”

如果回答“不是”,那说明他的情绪并非我们刚才描述的那样,需要转换方向继续调整“听说最近你跟男朋友分手了,是不是因为这个心里难受?”

小红回答“是”。这一问,问出了真正原因,她长舒一口气,平静了下来。

但是,这里需要弄清楚一个概念,刚才提到的认同是指认同情绪,而非我们经常遇到的认同观点

举个例子,员工小王找到你,要求给他加薪,这时你说我认可你,此时你认可的是他的观点;

他如果说不加薪的话他的生活压力会很大,他很难过,这时你说你认可他,此时认可的是情绪。

当员工拿这两样东西跟我们谈的时候,我们要做的首先是认可情绪,即认可员工由于生活压力大感到非常难受。

等到员工情绪渐渐稳定下来之后,再继续讨论是否应该加薪,应该加多少钱,或者换成别的方式,以便找到最佳解决方案。

情绪崩溃、平缓与否,都在认同与不认同之间。

其实,以上沟通技巧不仅仅适用于你跟员工之间,你跟爱人、跟孩子之间的沟通,也同样适用。

有技巧的沟通,总是让生活、工作更舒心。

Ruby有话说:

其实,Ruby也是一个期待反馈的人,不管好坏。

那么你看,你是不是也可以给我反馈了呢?比如,点赞、留言…

 

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